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安徽信息工程学院物资验收管理办法
资产管理处 2019-07-26

第一章 验收范围与原则

第一条 为进一步加强学校物资验收管理,保证采购的物资符合国家标准,达到规定的性能指标,特制定本办法。

第二条 本办法中的物资指教育部规定的固定资产管理范围并结合《安徽信息工程学院资产管理办法》中规定的资产。学校的物资,不论其经费来源(教学、科研、各项专款或基金、自筹资金等)及获得渠道(自制、接受捐赠等)都适用于本办法。

第三条 物资验收工作坚持“用户主导、多方参与、相互监督、权责明确”的原则。各部门应积极维护学校利益,切实把好验收关。

第二章 验收方式及依据

第四条 物资验收分为自行验收和监督验收。

(一)自行验收

1. 合同金额在10万元以下。

2.自行验收指物资申购责任人或项目经费负责人向本部门提出申请,由本部门组织相关人员与供应商一起进行的验收。验收合格填写《安徽信息工程学院物资验收报告》。

 (二)监督验收

1.合同金额在10 万元(含)以上。

2.合同金额10 万元(含)以上的验收分为资产初验和监督验收:

(1)资产初验:资产初验由使用部门自行组织。合格后填写《安徽信息工程学院物资初验报告》并邮件通知资产管理处、监察审计处参加监督验收。初验不合格不得组织监督验收。

(2)监督验收:

1、监督验收的条件:初验合格。

2、验收流程:由使用部门发起并组织物资使用者、资产管理处、相关专家、监察审计部门等组成多方验收小组与供应商一起共同参与验收。监督验收工作由使用部门主持,资产管理处、专家组与供货商参与验收,监察审计部门负责监督。

(三)同一项目或同一批次供货的资产需同步组织验收,由归口管理单位组织牵头。

第五条 物资验收依据:

(一)自行验收:采购合同或协议、招投标文件、供货清单、产品说明书、样品等进行。

(二)监督验收:采购合同或协议、招投标文件、供货清单、产品说明书、样品、初验报告等进行。

第三章 验收内容和程序

第六条 验收内容

验收内容包括外观、数量验收和技术质量验收。

(一)外观、数量验收:对合同、到货清单和实物三者进行数量、型号、材质、配置等的核对,检查三者是否相符。检查外包装是否完好,拆箱后物资的外观有无破损,合格证、说明书、保修单等是否齐备。

(二)技术质量验收:检查物资是否按规范进行安装, 并通过运行调试(包括功能调试、技术指标调试、整机统调等)和仪器检测等方法,检查仪器设备的性能指标、技术质量以及提供的人员培训等是否符合合同规定的要求。

第七条 验收程序

(一)自行验收程序:由使用部门自行验收,即对物资进行开箱清点、安装调试和试运行。在确认物资符合要求后, 办理资产登记和入库手续。资产管理处不定期组织相关人员对各部门自行验收情况进行抽查。

(二)监督验收程序:物资到货后,由使用部门开箱检查,进行外观与数量验收;安装调试完毕、试运行正常后,由供应商向使用部门提出验收申请,资产使用单位组织相关人员验收。

第四章 验收期限、结论与处理

第八条 采购的物资原则上应在到货30天内进行验收(另有约定的除外)。资产使用保管单位应及时办理验收。如不能如期验收的,使用部门应提交报告说明原因,并拟定计划验收的时间。

第九条 验收结论分为验收合格、验收不合格、让步接受。

(一)验收结论合格的处理程序:使用部门在同意供应商验收申请后发起并组织验收工作,确定验收人员及时间, 进行监督验收。验收合格后,须填写《安徽信息工程学院物资验收报告》,并附上验收资料(包括验收清单、技术性能指标、技术测试报告等)交资产管理处备案,作为资产登记入账依据。

(二)验收结论不合格的处理程序:物资验收时使用部门如发现与合同、技术协议等不符合的,应及时报告资产管理处采购人员,并在验收报告中如实填写差异项,共同做好善后处理工作:

1.仪器设备或配件数量缺少、技术资料不齐全或物资(如仪器设备)外观破损,使用部门应做好点收记录并及时与供应商确定补充或更换物资的时间。

2.物资达不到技术指标要求的,应及时与供应商沟通, 并要求供应商提供再次调试、测试的技术支持和协助;再次调试、测试后,技术指标仍达不到要求的,应予退货;对于不影响使用并决定不退货的,要及时就补偿形式与供应商商定。

3.物资名称、型号与合同要求不符的,使用部门应予以拒收,并要求供应商按合同约定提供符合要求的物资。

(三)让步接受:需求单位确认已供货物资满足使用需求,但存在与合同规格型号不一致,由需求单位发起,资产管理处、监察审计处联合与供应商进行商务谈判,形成最终处理意见。让步接受的资产需求部门需提交《安徽信息工程学院物资让步接受申请表》、《安徽信息工程学院物资验收报告》作为入账依据。

第十条 验收未通过时,应视具体情况做出处理:

(一)限期整改;

(二)限期整改达不到合格时,按本章第九条第二款执行。验收报告中注明供应商违约情节,视情节轻重进行索赔;

(三) 限期整改达不到合格且无法按本章第九条第二款执行的,按合同约定进行索赔。

(四)让步接受物资需由使用保管单位需求单位确认已供货物资满足使用需求,但存在与合同规格型号不一致,由需求单位发起,资产管理处、监察审计处联合与供应商进行商务谈判,形成最终处理意见。

第五章 责任

第十一条 凡因工作失误影响验收工作进度而造成损失的,要追究相关部门当事人的责任。因把关不严或不按时验收导致超过索赔期而给学校利益造成损失的,按有关规定追究相关部门当事人的责任。

第六章 附则

第十二条 本办法由资产管理处负责解释。

第十三条 本办法自颁布之日起实施。