安徽信息工程学院物资采购管理办法

（2026年修订版） 

第一章 总则

第一条 为了规范学校采购及招投标工作，提高资金使用效益和物资采购效率，维护学校利益，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》《教育部政府采购管理暂行办法》等有关法律法规及科大讯飞股份有限公司（以下简称科大讯飞公司）采购有关规定，结合学校实际情况，制定本办法。 

第二条 采购工作必须坚持“公开、公平、公正”及“诚信、竞争、择优、效益”的原则，必须注重节俭办学与预算管理相结合；做到决策、执行和监督部门分工负责，相互协调。

第三条 本办法所称采购是指学校为完成教学、科研、管理、后勤保障等任务，有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。

（一）货物类是指各种形态和种类的物品，包括有形物和无形物。商标专用权、著作权、专利权等知识产权视同货物。

（二）工程类是指建设构筑物和建筑物的工程，包括新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮，以及与建设工程相关的勘察、设计、施工、监理等。

（三）服务类是指除货物和工程以外的采购对象，包括各类专业服务、信息网络开发服务、金融保险服务、运输服务以及维修与维护服务等。 

第四条 凡纳入本办法采购管理的项目，必须具备下列条件：

（一）学校内无可调剂或虽有调剂物资但不能满足使用。

（二）采购计划已被批准并履行立项审批程序。

（三）采购项目的经费已经落实。

（四）采购项目技术资料齐全。

第五条 物资采购应遵守国家有关政策、法规和学校的有关规定，坚持公开、公正、公平和诚信的原则，采购过程“公开、透明、可追溯”和采购结果“质价相符”“优质优价”。 

第六条 各单位须加强采购工作的计划性，定期集中、汇总采购计划，压缩采购批次，降低采购成本，保证各项采购工作按规定进行。

第二章  物资采购组织形式、机构和职能

第七条 学校物资采购组织形式分为科大讯飞公司采购和学校采购两种形式。

（一）科大讯飞公司采购：

预算金额超过100万（含）的非关联交易采购，均由科大讯飞公司供应链管理部负责组织实施。

（二）学校采购：

预算金额在100万以下的和所有关联交易采购（不论金额大小），均由学校负责组织实施。

1.需求单位自购

2.除授权需求单位自购的其它物资均由资产管理处负责采购。

3.关联交易物资采购按照现行《安徽信息工程学院采购类关联交易管理办法》执行，采购工作周期一般为40天，其中包括收集关联方信息及定价依据、组织谈判和提报校长办公会审议决定等。

4.横向科研项目的物资采购，按照现行《安徽信息工程学院横向科研项目及经费管理办法》执行。

第八条 资产管理处代表学校从事采购工作的组织与管理，其主要职责为：

（一）按照国家有关采购和招投标的法律法规，结合学校的实际情况，制定学校物资采购管理相关规章制度。

（二）负责向校领导报告采购工作中的重大事项和问题。

（三）受理采购申请，审核采购项目的相关资料，确定采购组织形式和采购方式，负责采购工作组织、实施和协调。

（四）协调处理采购工作中的供应商询问、质疑和投诉等相关问题。

（五）组织并参与对投标人的资质、业绩审查和项目考察。

（六）负责建立各类采购项目的评审专家库并负责日常管理。

（七）建立和完善学校采购管理系统，对学校采购项目进度执行情况进行监督；负责供应商全生命周期管理，包括寻源、入库审核、日常管理、评价管理、纠纷处理及退出机制，建立供应商黑名单公示机制。

（八）负责采购文件资料的整理和归档管理。

（九）完成领导交办的其他工作。

第九条 监察审计处主要职责：

（一）全程现场参与监督30万元（含）以上的公开招标项目的开标、评标全过程。

（二）受理供应商、投标人和其他利害关系人对采购活动的质疑和投诉。

第十条 财务处主要职责：

（一）负责审核采购项目是否属于预算内支出。

（二）负责开标项目的商务标评分。

（三）负责合同中发票合规性的审核。

第十一条 归口管理部门主要职责

学校各项目预算归口管理部门为采购归口管理部门。教务处负责教学类采购项目，科技处负责学科建设、科研类采购项目，后勤管理处负责维修工程类项目及后勤服务、保障类采购项目，校园基本建设处负责学校基本建设采购项目，人力资源处负责人才资助经费等采购项目，图书馆负责图书资料类、信息化建设类采购项目。对不能确定归口管理部门的项目由项目单位负责管理。采购项目中含不同采购对象的，以项目属性或占项目资金比例最高的采购对象确定归口管理部门，主要职责：

（一）负责归口管理项目的必要性可行性论证、立项报批、采购预算申报，采购经费落实情况审核等前期工作；

（二）负责审核或论证相关项目的采购需求；

（三）负责采购过程中的专业技术支持，配合采购部门做好采购工作；

（四）负责监督归口项目的合同履约；

（五）协助项目单位做好验收工作。

第十二条 需求单位主要职责为：

（一）负责采购项目立项申请及线上物资申请流程的提报，明确采购物资的预算、技术参数等要求并提交相关资料，确保采购项目的科学性、合理性。

（二）负责采购过程中项目物资技术参数的调研论证及采购文件相关技术条款的编制，若采购需求在询价过程中因技术参数变更导致采购价格变动超预算或不满足原先要求的，需线上申请采购计划变更流程。

（三）负责采购项目合同中技术要求（包括但不限于技术参数、服务要求、交货方式、验收标准等内容）的审核及合同的履行。

（四）负责按合同约定组织验收及质量保证金的退付。

（五）负责采购形成的资产入账，保证资产的安全完整和使用效益。

（六）对供应商服务进行评价，反馈供应商履行问题，参与合同纠纷处理及处理结果的执行与应用。

第三章  物资采购方式

第十三条 本办法所称采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源和框架协议（含讯飞指定协议供应商）等采购方式。在采购项目中，采购物资属于多种不同类别的，应先进行分类汇总，然后根据分类汇总后的物资类别选择相应的采购方式。

（一）公开招标：单项或批量采购金额达到30万（含）以上的采购项目，采用公开招标方式采购。资产管理处依法以招标公告的方式邀请非特定的供应商参加投标的采购方式。符合国家法律法规规定及本办法规定公开招标条件的各类采购项目，应实行公开招标。

有下列情形之一的，由资产管理处提出申请，经分管校长审批同意后，可以采用非公开招标采购方式：

1.报名供应商不足3家致公开招标无法实施，且招标文件没有不合理条款、招标程序符合规定，重新公开招标将影响采购项目实施、时效的。

2.采购项目具有特殊性，符合资格条件供应商不足三家的。

3.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规则参数或者具体要求的。

4.不能事先计算出价格总额的。

5.公开招标两次未成功的。

6.采购时间紧急，采取公开招标采购方式难以满足工作需要的。

（二）邀请招标：指资产管理处依法从符合相应资格条件的供应商中邀请3家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。

（三）竞争性谈判：指谈判小组与符合资格条件的3家（含）以上供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。

（四）询价：单项或批量采购金额30万以下的采购项目，采用询价采购。资产管理处在采购管理系统中发布询价项目信息，在满足采购需求的前提下以最低报价成交。

非通用物资采购根据实际情况可公开发布询价采购公告。因项目特殊，采购管理系统中无合适供应商且时间紧急，经资产管理处处长审批同意可进行线下询价。

（五）单一来源：指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。单一来源采购申请均按规定履行专家论证和公示程序并逐级审批至校长。符合下列情形之一的，经单一来源申请审批通过后，方可予以采购：

1.只能从唯一供应商处采购，主要是指货物或者服务使用不可替代的专利、专有技术，或者公共服务项目具有特殊要求，导致只能从某一特定供应商处采购。使用专利或者专有技术的项目采用单一来源方式采购的，需要同时满足下列三个条件：

（1）项目功能决定必须使用特定的专利、专有技术或者服务，而非采购人的主观要求。仅仅因为项目技术复杂或者技术难度大，不能作为单一来源采购的理由。

（2）项目使用的专利、专有技术或服务具有不可替代性。 如果使用不同的专利、专有技术或服务替代，能够满足相同或相似的项目功能，且不影响项目的质量和使用效果的，不能采用单一来源采购方式采购。

（3）因为产品或者生产工艺的专利、专有技术或者服务具有独占性，导致只能由某一特定供应商提供或者实施，其他供应商无法提供或者实施。

2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购。项目具有可预见性，由于采购人缺乏合理规划，导致项目紧急的，不适用该项规定。

3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

达到公开招标数额标准且符合单一来源条件的采购项目须在指定的媒体上公示，公示期不得少于5个工作日。

由教育行政主管等部门指定采购的项目不在公示范围内。

单一来源采购申请审批同意后，由资产管理处负责组织商务谈判并编制商务谈判记录（附件2）。

1. 框架协议：通过招标或公开询价对多频次、小额度的品目采用框架协议方法选择若干家供应商提供全年货物、工程或服务。科大讯飞公司供应链管理部签订的集采供应商，学校可作为协议供应商直接采购。

   第四章 物资采购工作程序

   第十四条 学校物资采购工作全流程包括但不限于以下工作程序：

   （一）采购预算

   各需求单位应按照现行的《安徽信息工程学院财务预算管理规定》申报本单位采购项目经费预算，严禁超预算、无预算开展采购。

   （二）采购需求编制

   需求单位应遵循科学合理、厉行节约、规范高效、权责清晰的原则，组织编制采购需求。

   1.采购需求是指需求单位为实现项目目标，计划采购的标的及其需要满足的技术要求和商务要求。

   （1）技术要求是指对采购标的的功能和质量要求，包括但不限于性能、材料、结构、外观、安全，或者服务内容和标准等。

   （2）商务要求是指取得采购标的的时间、地点和服务要求等，包括但不限于交付（实施）的时间（期限）和地点（范围），付款条件（进度和方式），包装和运输，售后服务，保险等。

   2.预算金额达到30万元（含）以上的招标项目和单一来源采购项目（不论金额大小）在提出采购申请前应充分展开调研论证再结合工作实际，由项目负责人科学、严谨、完整地编制《采购需求书》（见附件1）并经需求单位组织评审论证，采购评审工作应严格按照法定程序开展。

   评审专家不得少于3人，应具备该领域的专业背景，具有丰富的实践经验，能够准确评估项目或评审对象，项目负责人和需求单位业务分管负责人应主动回避，必要时可邀请校外专家。《采购需求书》须经评审人员、需求单位业务分管负责人和需求单位负责人审核签字并加盖单位章。

   （三）采购申请

   1.物资采购应严格遵守“先申请再采购”的原则，不允许自行采购再补采购申请的行为，由此产生的重复采购费用由申请人承担。

   2.预算超过3000元（含）的物资，均须提前提交采购申请，包括有协议供应商的物资和授权自购的1万元以下的竞赛类、活动类项目的物资。

   3.固定资产、低值耐用（标准参照现行《安徽信息工程学院资产管理办法》执行）不论金额大小均需提前提交采购申请。

   4.申请人在OA或信息门户（单一来源采购）中提报采购申请：

（1）前期已立项项目同步上传审批通过的《立项申请书》；

（2）公开招标项目同步上传审批通过的《采购需求书》及《技术评审表》，纸质版《采购需求书》交资产管理处留存。

（3）单一来源项目同步上传审批通过的《采购需求书》，纸质版《采购需求书》交资产管理处留存。

5.需求单位因客观原因或其它不可抗力因素提出自购申请的采购项目，必须经需求单位分管（联系）校长和资产管理处分管校长审核同意后方可实施。

（四）采购定标

采购结果经审核后按规定程序报批，经审批同意后确定中标单位。

（五）合同管理

1.资产管理处按照现行的《安徽信息工程学院合同管理办法》签订商务合同，采购合同应当内容合法、条款完备、权责明确，包括但不限于以下内容：合同双方基础信息；采购标的、数量、质量要求及技术标准；合同价款及支付方式；交付期限、地点和方式；履约验收标准和程序；质量保证期和售后服务；违约责任和争议解决；廉政建设相关条款等。

2.采购项目成交（中标）后，应在法定时间内签订采购合同。

3.采购合同经双方签字盖章后生效，资产管理处负责对合同执行情况进行跟踪。

（六）验收支付

1.物资验收按照现行的《安徽信息工程学院物资验收管理办法》执行。

2.需求单位对采购形成的固定资产及时登记入账，纳入固定资产管理。

3.采购资金结算支付严格按照合同的约定和学校财务管理制度执行，凭合法、有效的票据及验收报告办理资金支付手续。

（七）材料归档

采购材料归档按照现行的《安徽信息工程学院档案管理办法》执行。

第十五条 采购周期

本办法所称采购周期指资产管理处接收到审批完成的物资申请到完成签订采购合同或确定中标供应商的时间。

（一）公开招标采购工作周期不得少于 40天。其中自发布招标公告之日起至投标人提交投标文件截止之日止，不得少于20天。

（二）邀请招标采购工作周期不得少于20天。其中含编制招标文件、评标、确定中标人和签订合同等环节逐级审批时间。

（三）单一来源采购工作周期一般为30天。

（四）竞争性谈判、询价采购工作周期一般为21天。

采购项目若过于集中或有流标、技术要求不完善、审批时间过长等异常情况，采购周期则相应延长。资产管理处3个工作日内给出具体的延长时间及延长原因，非技术参数等问题的延长时间一般不得超过7天。招标若发生流标、废标等情况，采购周期按二次招标公告发布之日起算。

第十六条 保证金的收取与退付

（一）保证金类型及收取标准

1.投标保证金：预算50万以内（含50万）收取1万元；预算50万以上至100万以内（含100万）收取2万元。

2.履约保证金：中标人所缴纳的投标保证金全额转为履约保证金。

3.质量保证金：工程类、耗材类按合同金额的3%收取，其余按合同金额的5%收取。

（二）保证金的缴纳方式及基本要求

1.不收取以现金形式缴纳的投标保证金。

2.以电汇或转账方式缴纳投标保证金的，汇至学校指定银行账户。

3.以支票、汇票、本票或者银行、保险机构出具的保函等形式缴纳投标保证金的，应于提交投标文件截止时间前递交单独密封的支票、汇票、本票或者保函原件至学校财务处，经确认后方可参加开标。

4.保证金的缴付时间以财务处实际收到缴纳资金时间为准。

5.投标人在缴纳投标保证金和履约保证金时，按照文件要求填写交易附言，若无要求的需在进账凭证上注明投标项目名称、编号，以便查对核实。

（三）保证金的退还

所有保证金的退还统一在信息门户中提交退付申请，所退还保证金不含银行利息。

1.投标保证金由资产管理处在项目确定中标人且签订合同后3个工作日内办理保证金退还手续。

（1）投标保证金以转账方式一次性按原缴款渠道退还。如投标人变更公司名称、开户银行等基本信息，需提交相关变更资料方可办理投标保证金退还手续。

（2）投标人缴纳的保证金实行“一项目一收退”。

2.履约保证金由资产管理处在货到且经过需求单位确认无误后3个工作日内办理保证金退还手续。

3.质量保证金由需求单位在合同约定质保到期且质量无任何问题后3个工作日内办理保证金退还手续。

有符合法律法规或文件规定的投标保证金、履约保证金、质量保证金不予退还情况的，按照相关法律法规处理。

第五章  采购纪律与监督

第十七条 学校各类采购活动应主动接受监察审计处以及教职工的监督。

第十八条 各需求部门应加强本单位采购工作内部控制，严禁无计划采购或采购后长期未使用，由此造成资产闲置将追究申请人及所属单位负责人的责任。

第十九条 参加学校采购工作的工作人员必须遵守国家的法律、法规和有关规章制度，公正客观、廉洁自律、保守秘密。任何单位和个人不得以任何方式干预和影响学校采购过程和结果。 

任何单位和个人不得通过化整为零（拆分）或其他任何方式规避公开招标、公司采购和学校统一采购。若出现规避行为，学校相关职能部门进行调查处理，一经查实，将视情节给予问责。

为保障学校与供应商之间的共同利益，推进廉政建设，双方之间凡签订商务合同的，均需另外签订《安徽信息工程学院项目采购及（经济业务往来）活动廉政协议书》（附件3）。

第二十条 任何单位和个人对采购中的违规违纪行为，均有权向学校监察审计处举报。

第六章  附则

第二十一条 本办法未尽事宜由学校决策或按国家有关法律法规执行。学校此前有关规定与本办法相抵触的，以本办法为准。

第二十二条 本管理办法由资产管理处负责解释。

第二十三条 本管理办法自发布之日起执行，《安徽信息工程学院采购需求管理实施细则》（校产字〔2024〕1号）和《安徽信息工程学院物资采购管理办法（2023年修订版）》（校产字〔2024〕2号）同时废止。

附件1.安徽信息工程学院采购需求书.docx

附件2.安徽信息工程学院XXX项目谈判记录.docx

附件3.安徽信息工程学院项目采购及（经济业务往来）活动廉政协议书.docx